嘉兴学院办公室文件
嘉院办〔2012〕2号
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嘉兴学院办公室
关于印发《嘉兴学院基本建设档案管理办法》的通知
学校各部门、直属各单位：
经修订的《嘉兴学院基本建设档案管理办法》已经校领导同意，现予印发，请遵照执行。
嘉兴学院办公室
二〇一二年二月十七日
嘉兴学院基本建设档案管理办法
第一条 为做好我校基本建设档案（以下简称基建档案）的管理工作，充分发挥基建档案在学校各项工作中的作用，根据国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)，教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》（27号令）和《嘉兴学院档案管理办法》，结合基本建设档案管理实际，特制定本办法。
第二条 基建档案是指在学校范围内进行征地、勘察、规划、建设（新建、扩建、改建）的管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文字材料、管理性文件材料。
第三条 基建档案是学校基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据，是档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理，建立以校档案馆为中心，基建处、公共事务管理处、网络管理中心、资产经营公司等部门为基础的基建档案管理网络，保证学校基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第四条 基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，务必做到基建工程项目一开始就与着手基建档案工作同步进行，工程项目建设过程与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收与验收基建档案同步进行。基建工程竣工验收时必须通知档案部门的人员参加。基建部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收。学校档案馆在收齐项目档案后，学校付款额可达项目尾款的95%。付款时，需学校档案馆签字。
第五条 基建部门要有一名领导分管档案工作，并配备一名兼职档案人员，负责基建文件材料的整理和归档工作。基建项目档案管理实行项目负责人负责制。基建项目管理部门（单位）对负责管理的基建项目（含涉及基础设施改造的维修项目）指定的项目负责人同时承担该项目的档案管理工作，以移交完整的项目建设档案作为项目完成的标志。项目负责人应自觉接受校档案馆的档案业务指导。
第六条 在整个基建工程项目过程中形成的应该归档保存的各种载体的材料都属于国家（学校）所有，任何单位和个人不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。
第七条 基建处（基建项目管理部门、单位）具体负责本部门职能范围内基建档案的收集、整理、立卷工作，并在项目竣工验收后一年内向校档案馆移交一套完整的项目基建档案。同时向城建档案馆移交一套项目基建档案存档，向校公共事务管理处提交一套项目基建档案备用。
第八条 每个基建项目从立项开始，职能部门应提出对该项目基建档案工作的要求，重视做好该项目档案材料的收集、整理工作；在项目建设过程中，积累、整理、审定档案材料；在项目竣工验收时，向施工单位督促收交、审核全部合格的竣工图纸等资料。
第九条 基建文件材料的归档，主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、监理文件、生产技术准备、试生产（使用）、基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体归档范围见《嘉兴学院归档范围和保管期限（修订）》。
第十条 基建文件材料归档要求：
（一）归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料特别是竣工图在内的全套图纸；
（二）凡归档的文件材料原则上应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图画清晰、整洁，不得用易于褪色的书写材料书写；
（三）具有法律依据和凭证的文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示无批复，经办人应注明办理情况，以备日后查考；
（四）归档份数：竣工图一式三份（一份交城建档案馆，一份学校档案馆保存，一份存有关部门备查），文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套；
（五）归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料（审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等）在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料，声像材料在竣工验收后一年内应归档；管理性文件材料在次年六月底前归档。
第十一条 基建文件材料的归档程序：
（一）有关部门兼职(或专职)档案员和工程技术人员应按照归档范围，分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作；
（二）综合性管理文件由兼职(或专职)档案员负责立卷归档；
（三）工程项目基建文件材料按照工程技术人员主持立卷归档制度，即在工程项目竣工时，由工程技术人员按归档范围要求，将该项目文件材料收集齐全完整，并系统组卷，待项目竣工验收后，工程技术人员将基建档案移交给兼职档案员，由部门负责人检查验收签字后，向档案馆移交，并办理好移交手续。
第十二条 基建档案由学校档案馆统一管理，校档案馆应按照《嘉兴学院实体分类和档号编制方案》进行分类编号、编目、排架，妥善保管。
第十三条 为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。在改建、维修中所产生的基建文件材料，有关部门应随时整理，向档案部门补充归档。
第十四条 基建档案主要供本校利用。基建档案原件只有一套者，一般不借出，如确需借出，需主管部门领导签字，必须按规定时间归还。具体手续按学校档案借阅利用制度办理。
第十五条 本办法自公布之日起施行，由校档案馆负责解释。原《嘉兴学院基本建设档案管理办法》（嘉院办〔2009〕7号）同时废止。
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嘉兴学院办公室 2012年2月17日印发
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