嘉兴学院合同管理办法

嘉院发〔2017〕19号

 

第一章  总 则

第一条  为加强合同管理，推进依法治校，规范学校对外订立合同的行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》和有关法律法规的规定，特制定本办法。

第二条  学校依法规范和完善对各类合同全过程的管理，按照“统一领导，归口管理，分级负责”的原则建立合同管理体制。

第三条  本办法适用于学校及学校各职能机构、群团组织（以下统称部门）、直属单位和二级学院（以下统称单位）在授权范围内对外订立契约的行为。

第四条  本办法所称的合同是指学校或学校授权的部门（单位）与自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止权利义务关系所订立的合同或协议等。

第五条  学校及其授权的部门（单位）在授权范围内可以作为一方当事人与对方订立合同。学校法定代表人或其授权委托的代理人在委托权限范围和期限内，可以代表学校依法签订、变更和解除合同。经授权的委托代理人签署合同时不得超越和滥用代理权。未经授权的部门（单位）、个人不得擅自对外以学校名义签订合同。未经法定代表人同意，委托代理人禁止转委托。

第六条  学校授权的类型分为固定期限授权和特别事项授权。以各部门（单位）名义对外签订合同必须出示相关文件或授权委托书。授权委托书由校长办公室统一管理。

第二章  合同的分类与管理

第七条  按照合同性质可分为经济类合同和非经济类合同以上两类（不包含科研合同）；按照合同的重要程度可分为重大合同、重要合同和一般合同。

经济类合同：学校或学校授权部门（单位）在经济活动中，明确双方权利义务关系而订立的合同。其中合同金额在100万元以上（含100万元）的是重大合同；合同金额在50万元以上（含50万元）100万元以下的是重要合同；合同金额在50万元以下的为一般合同。金额在5万元以上（含5万元）的经济类项目必须签订合同。

非经济类合同：经济类合同以外的合同为非经济类合同。其中涉及学校重大利益、重大声誉、利用学校整体资源的为重大合同；涉及校名、校誉使用，以多个部门（单位）资源对外合作的为重要合同；其他非经济类合同为一般合同。

科研合同（不含学校委托项目），授权合同归口管理部门（科技处、人文社科处）负责人审批或按照其制定的科研类合同管理实施细则执行。

第八条  学校合同由合同综合管理部门、合同归口管理部门（单位）及合同履行部门（单位）依职责进行管理，并由合同管理监察部门对合同全过程进行监督。为维护学校利益确保合同事项规范实施，学校成立合同审查小组对重大合同事项或及其它有关合同问题进行审查与处理。

第九条  合同综合管理部门是校长办公室，统一管理并指导学校合同事务。其职责包括：

（一）负责学校合同管理规章制度的建立；

（二）指导各合同归口管理部门（单位）制定合同管理实施细则；

（三）组织各类合同范本的审核；

（四）统一管理并按规定出具学校法定代表人授权委托书；

（五）组织重大合同的会审；

（六）督促合同履行，对合同履行和验收情况进行抽查；

（七）负责全校合同管理关系的协调处理和协调各相关部门（单位）处理合同纠纷；

（八）负责全校各类合同印章的审定、使用与委托等；

（九）组织定期检查全校各部门（单位）合同档案资料的归档工作；

（十）组织全校合同的定期清理工作。

第十条  学校合同归口管理部门（单位）对职责范围内所涉合同事务进行归口管理，并确定专人作为合同管理人员，各合同归口管理部门（单位）的主要负责人为合同管理第一责任人。合同归口管理部门（单位）职责包括：

（一）负责制定合同归口管理的实施细则；

（二）负责归口管理合同的起草、合同范本的拟订；

（三）指导合同履行部门（单位）对合同相对方资格进行审核；

（四）在授权范围内负责一般合同的签订；

（五）负责归口管理合同的送审报批；

（六）负责监督合同的全面履行、组织对合同相对方履约情况的验收；

（七）负责指导、协调合同履行部门（单位）处理纠纷；

（八）负责归口合同档案的管理。

（九）经授权的合同归口管理部门（单位）负责本部门（单位）合同专用章的管理和使用。

第十一条  根据业务职责，学校授权相关部门（单位）对合同进行归口管理。各授权的归口管理部门（单位）职责包括但不限于以下内容：

（一）教务处负责校级教学建设、教材及教学用品采购等相关合同的管理；

（二）科技处和人文社科处负责各类科技（科研）、联合培养研究生等相关合同的管理；

（三）人事处负责学校人事聘任、人才派遣、师资培训等相关合同的管理；

（四）计划财务处负责各类融资、与银行合作等相关合同的管理；

（五）学生工作处负责招生就业、学生保险、社会资助、学生教育管理等相关合同的管理；

（六）国际交流与合作处（港澳台办公室）负责因公出国、外派学生、外宾接待、外教聘用等相关合同的管理；国际教育学院负责学校国际教学、国际合作办学、国际学术交流、外国留学生保险、国际文化体验和社会实践等相关合同的管理；

（七）图书馆负责文献信息服务、图书及数据库资源、图书加工材料、电子阅览室运行材料采购等相关合同的管理；

（八）成人教育学院负责成人学历教育、各类非学历教育、以学校名义签订的成人教育合作办学等相关合同的管理；南湖干部学院和继续教育学院负责国内对外合作办学、培训等相关合同的管理；

（九）资产与实验室管理处负责电子（电气）设备、实验室建设项目设备和服务、耗材、家具、办公设施采购等相关合同的管理；

（十）基建处负责新建、扩建、改建等建设工程的勘察、设计、工程咨询、工程招标代理、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备采购及其他学校授权的相关工程合同的管理；

（十一）后勤服务集团负责房屋及建筑物修缮、环境改造、各类用房装修、空调维修、物业管理、学生生活用品采购、食堂业务等相关合同的管理；

（十二）网络管理中心负责校园网络建设和维护、全校共享软件的购置等相关合同的管理；

（十三）审计处负责学校委托的社会审计服务合同的管理；

（十四）工会负责教职工意外伤害险、教职工福利品采购等相关合同的管理；

（十五）社会合作处负责以学校名义与政府、企事业单位签订的合作协议、接受社会或个人对学校的捐赠等相关合同的管理；

（十六）安全保卫处负责学校消防器材、交通设施器械、校警队服装、治安反恐器械、校园监控系统采购等相关合同的管理；

（十七）校医院负责药品采购、医保系统维护、体检血液、胸透项目及医疗设备租赁等相关合同的管理；

（十八）平湖校区服务中心负责学校授权的平湖校区相关合同的归口管理。

（十九）未列入上述范围内的其他合同，由经费开支部门（单位）对合同进行归口管理。根据合同性质或主要条款仍不能确定归属的，由合同综合管理部门确定归口管理部门（单位）。

第十二条  学校设立合同审查小组，成员由校长办公室、监察处、审计处、计划财务处、采购中心、相应合同归口管理部门（单位）负责人、学校法律顾问及相关专家组成，校长办公室负责人任审查小组组长。根据合同性质不同，由合同审查小组组长召集并指定相关成员部门（单位）开展合同审查。

合同审查小组具有以下职责：

（一）对重大合同问题进行会审；

（二）校内标准合同范本的审定；

（三）归口管理部门（单位）合同管理职责争议的确认；

（四）对合同履行和验收情况进行抽查或会审评估合同质量；

（五）合同争议处置以及纠纷解决。

第十三条  合同管理的监督部门是监察处和审计处。监察处的主要职责是对合同管理全过程的规范性及合同相关校方人员履职情况进行监督。审计处负责对合同相关经济内容进行审计监督。

第十四条  金额在10万元以下的经济类合同或一般类别的非经济类合同，各部门（单位）可依据相关文件或授权对外自行签订及履行，并对合同管理全过程负责，各归口管理部门（单位）对管理情况进行指导和监督。

第十五条  各部门（单位）应做好合同材料的收集整理和归档工作，合同文本应统一编号（部门编号-四位年份-合同连续编号），合同信息定期录入系统形成电子数据，并编制部门（单位）年度合同汇总表报校长办公室。在合同履行完毕后，将合同资料与部门（单位）文书档案同步归档。合同资料具体包括：合同的审查、审批材料、合同文本、合同履行材料、验收及纠纷解决材料等，采用数据电文形式签订的合同，则以数据电文形式和纸质形式同时归档，解除合同则将合同解除全过程的材料与原合同材料一并归档，做好保密工作。涉及经费收支的重要及重大合同，计划财务处需留存合同副本备查。

各合同归口管理部门（单位）定期将合同的履行情况及存在问题进行梳理，报校长办公室。校长办公室定期对全校合同进行分类汇总、整理、分析，对学校各部门（单位）所订立的合同及其管理情况进行检查。

第十六条  学校聘请法律顾问，协助学校进行有关合同的起草、修改、审查，参与重大合同的谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁和诉讼。

第三章  合同的审查与审批

第十七条  学校对外订立合同前，由合同归口管理部门（单位）起草或指导合同履行部门（单位）起草合同文本。归口管理部门（单位）对合同的真实性、合法性、可行性负责，在签订之前必须对下列事项进行严格审查：

（一）审查合同相对方的主体资格及资信状况；

（二）审查合同基本条款是否完备，包括合同相对方的姓名、名称和住所、合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、合同变更和解除、违约责任以及纠纷解决方式等；

（三）经济类合同中的采购合同需审查合同的内容是否与招投标文件或谈判结果一致，是否符合学校相关规定；

（四）必要时组织具有相关专业知识的人员参与合同审查论证，对相关合同条款进行把关。

第十八条  审查过程中，相关部门（单位）在不能取得一致意见或对合同的具体条款不能准确把握时，可以向学校合同审查小组提出会审申请。

第十九条  合同的审批程序：

（一）经济类合同审批：

一般合同，合同履行部门（单位）负责人审查后，由合同归口管理部门（单位）负责人审批；

重要合同，合同履行部门（单位）、合同归口管理部门（单位）、计划财务处审查后，由分管校领导审批；

重大合同，合同履行部门（单位）、合同归口管理部门（单位）、计划财务处审查，经校长办公室组织合同审查小组审查后，由校长审批或分管校领导依校长授权代理审批；

（二）非经济类合同审批：

一般合同，学校授权合同履行部门（单位）自行审查或按照合同归口管理部门（单位）制定的合同管理实施细则执行；

重要合同，合同履行部门（单位）、合同归口管理部门（单位）审查后，由分管校领导审批；

重大合同，合同履行部门（单位）、合同归口管理部门（单位）审查、经学校相关决策论证后，由校长审批或分管校领导依校长授权代理审批。

第四章  合同的签订

第二十条  学校法定代表人代表学校对外签订合同，根据合同类型也可授权相关代表代理签订相应合同。

一般合同中，经济类合同可授权合同归口管理部门（单位）负责人签订，其中金额在10万以下的合同，经授权的合同履行部门（单位）负责人可以代理签订，非经济类一般合同，由经授权的合同履行部门（单位）负责人代理签订；重要合同由法定代表人授权分管校领导代理签订；重大合同由法定代表人签订或授权相关代表代理签订。

第二十一条  合同的订立除即时清结的以外，均采用书面形式。当事人采用合同书形式签订合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。当事人采用数据电文形式签订合同的，自双方当事人完成电子签名或者电子认证时合同成立。当事人在磋商阶段明确需要签订确认书的，签订确认书时合同成立。合同自成立时生效，但双方当事人另有约定或法律、法规另有规定的除外。

第二十二条  签订合同时有国家或行业标准合同范本的，采用国家或行业标准合同范本。没有国家或行业标准合同范本的，合同归口管理部门（单位）可以拟订学校标准合同范本，送合同审查小组审定后使用。合同相对方提供合同范本的，履行部门（单位）应当以维护学校利益为根本原则，会同归口管理部门（单位）对其提供的合同条款进行详细的审核。

第二十三条  合同用印，经审查通过的经济类合同加盖学校合同专用章，非经济类合同加盖学校行政章；合同履行部门（单位）自行签订的合同加盖授权的部门合同专用章或单位行政章。各类合同在用印之前都要向印章管理负责人提供完备的合同审签单。

第五章  合同的履行、验收及纠纷解决

第二十四条  合同一经签订，合同归口管理部门（单位）负责监督合同双方履行合同义务，确保合同全面履行。

第二十五条  合同实质性内容的变更或合同的解除应当由合同履行部门（单位）向归口管理部门（单位）提出。合同履行部门（单位）填写合同变更申请单，并按照合同性质上报重新审批，根据需要组织专家论证。

第二十六条  经济类合同需要追加或变更与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与合同相对方协商变更或签订补充合同，但所有变更或补充合同的金额不得超过原合同金额的10%且变更金额不超过5万元；非经济类合同不改变实质性内容的变更，由双方当事人协商一致，归口管理部门（单位）审查后可以变更。

第二十七条  合同履行部门（单位）对于合同的变更和解除应按照规定及时办理。变更或解除合同的相关材料，一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。

第二十八条  合同的验收需严格对照合同内容，查看货物、服务、工程质量等是否与合同约定相一致。

第二十九条  合同验收时，归口管理部门（单位）组织有合同履行部门（单位）代表参加的不少于三人的合同验收小组（其中对重大合同的验收必须成立不少于五人的合同验收小组，涉及师生切身利益的合同须有师生代表参加），合同归口管理部门（单位）担任组长单位。

第三十条  合同验收小组应当在合同约定的时间内及时组织验收。基建项目的竣工验收按国家相关规定执行。纳入学校集中采购程序的合同，按《浙江省政府采购合同暂行办法》中相关规定组织有关部门参加验收工作；未纳入学校集中采购程序的合同，在验收时重点核对合同条款中的标的、数量、质量、品牌、价款或者报酬、履行期限、地点和方式及是否存在逾期、违约情况等，由合同履行部门（单位）协助归口管理部门（单位），根据需要邀请有关专家进行验收。经济类合同验收通过后才能按合同条款付款。验收小组在验收后要形成验收报告，验收报告在验收小组成员签名并加盖公章后归档。

第三十一条  经验收不合格的，可要求合同相对方根据合同约定限期整改，整改后仍然不合格的，按合同性质依审批程序申请解除合同。

第三十二条  发生合同纠纷应争取通过双方协商来解决。合同纠纷的解决，由合同履行部门（单位）向合同归口管理部门（单位）提出处理申请，合同归口管理部门（单位）根据纠纷性质组织相关人员及时处理，必要时可提请校长办公室协同处理，重大合同纠纷由合同审查小组讨论解决。以部门（单位）名义签订的合同若发生纠纷，由各部门（单位）负责处理。合同纠纷处理完毕，将有关材料整理归档。

第三十三条  合同纠纷无法通过协商解决的，可依合同约定选择通过仲裁或诉讼解决。学校需要向对方主张权益的，应在法律规定的诉讼时效内提起仲裁或诉讼，或通过向对方发送主张权益的函件，中断诉讼时效，同时应注意避免损失扩大。

第六章   责任追究

第三十四条  学校各部门（单位）及其相关责任人在订立、履行合同时，因相关责任人原因导致合同违约的，由其承担相应的责任。

第三十五条  学校各部门（单位）及其相关责任人在订立、履行合同时，有下列情形之一的，学校视其情节轻重，给予其行政处分；构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任：

（一）没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以学校名义订立合同的；

（二）未经授权，擅自以本部门（单位）的名义订立合同的；

（三）以隐瞒、恶意、欺诈、胁迫手段订立合同，损害学校利益的；

（四）在合同订立、履行、验收等过程中恶意串通，循私舞弊，损害国家、学校利益的；

（五）在合同订立、履行、验收等过程中玩忽职守，损害学校利益的；

（六）不按招投标结果或合同审签单内容签订合同的；

（七）未经批准，擅自更改合同内容的；

（八）其它违反法律法规、校规的。

第三十六条  各合同归口管理部门（单位）逾期未将完成的合同材料移交校档案馆（基建合同在项目工期完成后移交）或造成有关资料遗失的，学校视其情节轻重追究当事人责任。

第七章  附 则

第三十七条  各合同归口管理部门（单位）可根据本办法并结合本部门（单位）业务特点制定合同管理实施细则，报校长办公室备案。

第三十八条  本办法由校长办公室负责解释。

第三十九条  本办法未尽事宜，参照《中华人民共和国合同法》及相关司法解释执行。

第四十条  本办法自发布之日起施行。原《嘉兴学院合同管理暂行办法》（嘉院发〔2013〕8号）同时废止。